شاخه:
چطور از قانون پارکینسون استفاده کنیم؟
شاخه:
آیا شما هم مشکل در زمان بندی کردن دارید؟ آیا فکر میکنید ممکنه کاری زمان کمتری ازتون بگیره ولی به خودتون می آیید و میبینید مدت زمان زیادی رو صرف اون کار کردین؟ تاحالا شده بعد از انجام یک کار اینطور فکر کنید که میتونستید اون رو در مدت زمان کمتری انجام بدید ولی چرا اینقدر طول کشید؟ اگه شما هم این مساله رو دارید که خیلی از کارهاتون رو به لحظه آخر موکول میکنید و در زمانبندی با چالش مواجه شدید، پیشنهاد میکنیم که این مقاله از جوونه رو بخونید چون قراره درباره قانون پارکینسون صحبت کنیم.
قانون پارکینسون چیست؟
بطور کلی در قانون پارکینسون این اصل مطرح است که کارها به اندازه زمانی که برایشان در نظر میگیرید، کش پیدا میکنند و از شما زمان میبرند. این مفهوم اولین بار توسط سیریل نورثکوت پارکینسون در سال ۱۹۵۵ معرفی شد و بر اساس این اصل است که اگر برای انجام یک کار، زمان زیادی در نظر بگیریم، آن کار به همان میزان زمان طول میکشد، حتی اگر میتوانستیم آن را در مدت زمان کمتری انجام دهیم.
به عنوان مثال وقتی شما مهلت یا زمان زیادی برای یک کار مشخص میکنید، تمایل دارید آن کار را پیچیدهتر، جزئیتر و طولانیتر از حد نیاز انجام دهید. اگر برای نوشتن یک گزارش ۳ روز زمان دارید، معمولاً انجام آن به اندازه تمام این ۳ روز طول خواهد کشید. اما اگر فقط ۱ روز برای نوشتن همان گزارش فرصت داشتید، احتمالاً همچنان میتوانستید گزارش را تکمیل کنید، اما با کارایی بیشتر.
همچنین گاهی اوقات فکر میکنید که ریشه بسیاری از رفتارها در اهمالکاری است درحالی که اگر کمی آن را بررسی کنیم متوجه میشویم که ردپای قانون پارکینسون نیز در آن دیده میشود. به عنوان مثال اگر کاری 3 روز وقت دارد ممکن است شما آن را موکول به دقیقه 90 کنید درحالی که ذهنتان ممکن است مدام درگیر انجام آن تکلیف باشد.
چند مثال از قانون پارکینسون در حوزه های متفاوت
قانون پارکینسون را میتوان در حوزههای مختلفی مشاهده کرد. در ادامه چند مثال از این قانون در حوزههای مختلف آورده شده است تا به درک بهتر شما از این مفهوم کمک کند.
قانون پارکینسون در محیط کاری و مدیریت پروژه
تصور کنید یک تیم کاری برای تکمیل یک پروژه دو هفته زمان دارد. اگرچه این تیم میتواند پروژه را در یک هفته به اتمام برساند، اما معمولاً کار را به تدریج انجام داده و تمام دو هفته را برای کامل کردن آن مصرف میکند. این به دلیل این است که هر فرد تمایل دارد کار خود را به طور کامل در طول زمانی که به او اختصاص داده شده، تکمیل کند، حتی اگر کار در زمان کمتری قابل انجام باشد. یا شاید تیم کار را در یک هفته تمام بتواند کند اما انقدر درگیر جزعیات اضافه و بی نیاز میشود که زمان هم کم می آورد.
قانون پارکینسون در تحصیل و تکالیف دانشآموزی
دانشآموزی که برای انجام تکلیف یک هفته زمان دارد، احتمالاً تا روزهای آخر به تعویق میاندازد و در نهایت تمام زمان یک هفته را برای انجام آن مصرف میکند. اگر همان دانشآموز فقط یک روز برای انجام همان تکلیف زمان داشت، باز هم توانایی انجام آن را در زمان کوتاهتر پیدا میکرد، اما تحت فشار بیشتر.
قانون پارکینسون در خرید و بودجهبندی مالی
اگر بودجه مشخصی برای خرید یک محصول به فرد اختصاص داده شود (مثلاً ۱۰۰میلیون برای خرید یک دستگاه الکترونیکی)، معمولاً او تلاش میکند تا تمام بودجه خود را مصرف کند، حتی اگر یک دستگاه ارزانتر که نیازهای او را برآورده کند نیز وجود داشته باشد. بنابراین، خرید به اندازه بودجه اختصاص داده شده کش پیدا میکند.
قانون پارکینسون در گفتگوها و جلسات اداری
اگر یک جلسه اداری ۲ ساعت تعیین شود، شرکتکنندگان تمایل دارند که تمام آن ۲ ساعت را صرف بحث و گفتگو کنند، حتی اگر تصمیمات و گفتگوها میتوانستند در مدت زمان کوتاهتری انجام شوند. این موضوع نشان میدهد که جلسهها معمولاً به اندازه زمانی که برایشان تعیین شده طول میکشند.
قانون پارکینسون در تمیز کردن خانه
اگر برای نظافت خانه، یک روز کامل را به خود اختصاص دهید، به احتمال زیاد تمام روز را صرف این کار خواهید کرد. اما اگر فقط یک ساعت وقت داشتید، همچنان میتوانستید بخشهای اصلی خانه را تمیز کنید و کار را به پایان برسانید. در واقع، نظافت به میزان زمانی که برای آن در نظر گرفتهاید، طول میکشد.
قانون پارکینسون در پخت و پز
مثال: فرض کنید برای پختن یک غذا یک ساعت زمان دارید. به احتمال زیاد تمام یک ساعت را به آرامی صرف مراحل مختلف میکنید. اما اگر مهمانی بهطور غیرمنتظره بیاید و تنها ۳۰ دقیقه فرصت داشته باشید، احتمالاً غذا را همچنان به موقع آماده خواهید کرد، اما با تمرکز و کارایی بیشتری.
قانون پارکینسون در خرید کردن
اگر برای خرید کردن از یک فروشگاه سه ساعت وقت بگذارید، احتمالاً این زمان را به خرید و بررسی محصولات مختلف اختصاص میدهید و تمامی سه ساعت را در فروشگاه سپری میکنید. اما اگر فقط یک ساعت برای خرید وقت داشته باشید، باز هم میتوانید تمام خریدهای ضروری خود را در این مدت انجام دهید، اما با سرعت بیشتر و تمرکز بهتر.
قانون پارکینسون در مطالعه برای امتحان
مثال: اگر برای مطالعه برای یک امتحان ۲ هفته زمان دارید، ممکن است روزهای اول را با کندی و به تعویق انداختن صرف کنید و فقط روزهای آخر به طور جدی شروع به مطالعه کنید. اما اگر تنها ۳ روز فرصت داشته باشید، احتمالاً به طور متمرکزتر و با سرعت بیشتری مطالب را مطالعه خواهید کرد.
چه عواملی منجر به اشتباه تخمین زدن و طولانی کردن کاری میشود؟
عوامل متعددی وجود دارند که باعث میشوند بر اساس قانون پارکینسون، کارها را طول بدهیم و در تخمین زمان مورد نیاز برای انجام آنها اشتباه کنیم. در ادامه به برخی از این عوامل و دلایل اشتباه در تخمین زمان پرداخته شده است:
کمالگرایی
افرادی که کمالگرا اند، تمایل دارند همه چیز را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، معمولاً زمان بیشتری برای کارها اختصاص میدهند. آنها ممکن است جزئیات بیشتری را در نظر بگیرند و بدون نیاز واقعی، سعی کنند کار را به شکل ایدهآل انجام دهند. این میل به کامل بودن باعث طولانیتر شدن کار میشود، حتی اگر نیازی به این همه دقت نباشد.
از آنجایی که افراد کمالگرا دیدگاه همه یا هیچ دارند، یا کاری باید خیلی عالی باشد و مطابق استانداردهایشان باشد یا نباید آن کار صورت بگیرد. یعنی حد وسطی برای این افراد وجود ندارد و به همین دلیل اگر کاری در حد عادی باشد برای آنها به معنای بد بودن کار تلقی میشود. این افراد کمالگرا معمولا در دام اهمالکاری می افتند و در تخمین زمان در قانون پارکینسون مشکل دارند.
افراد کمالگرا معمولاً زمان لازم برای رسیدن به سطح مورد نظرشان را دست کم میگیرند و انتظار دارند که کار را سریعتر به پایان برسانند، اما چون درگیر جزئیات و بهبود مستمر میشوند، زمان بیشتری از آنچه پیشبینی کرده بودند، صرف میکنند.
اهمالکاری(Procrastination)
بسیاری از افراد تمایل دارند کارهایی که باید انجام دهند را به تأخیر بیندازند، مخصوصاً اگر مهلت زیادی برای انجام آن کار در نظر گرفته شده باشد و درگیر اهمالکاری میشوند. ممکن است بدلیل اولویت بندی نکردن کارها یا اضطراب انجام کاری مهمتر آن را به تعویق اندازیم وکارهای بیهوده را در اولویت قرار دهیم و در نتیجه در تخمیت زمان با قانون پارکینسون به مشکل بخوریم. به عبارتی وقتی زمان بیشتری در اختیار داریم، ممکن است کار را به تعویق بیندازیم و در نهایت زمان زیادی را هدر دهیم.
وقتی فکر میکنیم زمان کافی داریم، تمایل داریم فکر کنیم که میتوانیم در زمان کوتاهتری کار را به پایان برسانیم. این باعث میشود که تا لحظات آخر کار را به تأخیر بیندازیم و سپس با عجله و فشار زیاد تلاش کنیم آن را به پایان برسانیم. علاوه برآن گاهی انقدر کار را در ذهنمان بزرگ میکنیم و فکر میکنیم که قرار است زمان زیادی را به آن اختصاص دهیم که از ترس سمت آن نمیرویم و کار را به دقیقه 90 موکول میکنیم.
فقدان فشار زمانی
وقتی زمان زیادی برای یک کار در اختیار داریم، احساس فشار زمانی کمتری داریم. این باعث میشود که کار را با آرامش و بدون اولویت انجام دهیم. در واقع، فشار زمانی یکی از محرکهای اصلی بهرهوری است. بدون آن، تمایل داریم زمان را به طور ناکارآمد مصرف کنیم. ما اغلب به اشتباه فکر میکنیم که وقتی زمان بیشتری داریم، کار را به نحو احسن انجام خواهیم داد. اما در واقعیت، این عدم فشار باعث میشود کار را به تعویق بیندازیم و کمتر کارآمد باشیم.
افزودن وظایف غیرضروری
وقتی زمان زیادی برای یک کار داریم، تمایل داریم وظایف غیرضروری و فرعی را به کار اصلی اضافه کنیم. این میتواند شامل بازنگریهای اضافی، بررسی جزئیات بیاهمیت یا انجام کارهای غیرمرتبط باشد. این کارها باعث کشدار شدن پروژه میشوند. به عنوان مثال اگ کاری واقعا به 1 روز زمان نیاز داشته باشد، چون شخص 3 روز برای آن وقت دارد آنقدر به جزعیات توجه میکند که ناگهان همه چیز باهم قاطی و پیچیده میشوند و زمان را از دست میدهد.
افراد اغلب زمان را به درستی تخمین نمیزنند چون فکر میکنند که فقط وظایف اصلی را انجام میدهند. اما وقتی زمان بیشتری در اختیار دارند، به طور ناخودآگاه وظایف بیشتری به کار اضافه میکنند و زمان بیشتری از آنچه پیشبینی کرده بودند، صرف میکنند.
فقدان اولویتبندی و برنامهریزی
بدون برنامهریزی دقیق و تعیین اولویتها، افراد تمایل دارند کارها را بدون نظم و ترتیب انجام دهند. یا کارهایی که دوست دارند ولی اولویت و اهمیت کمتری دارند را ابتدا انجام دهند و درنهایت از کارهای مهمشان بازمانند. این عدم برنامهریزی باعث میشود که زمان زیادی تلف شود و کارها بیشتر از حد انتظار طول بکشند. وقتی ما برنامهریزی دقیقی نداریم، نمیتوانیم به درستی پیشبینی کنیم که چه مقدار زمان برای انجام هر بخش از کار لازم است. این باعث میشود که کار را بیش از حد کش دهیم و زمان بیشتری را صرف آن کنیم.
عدم ارزیابی درست از پیچیدگی کار
گاهی افراد پیچیدگی یک کار را دست کم میگیرند و فکر میکنند که انجام آن سادهتر از واقعیت است. اما بعد که در دل کار میروند متوجه اشتباهشان در تخمین زمان میشوند. این باعث میشود که زمان بیشتری برای فهمیدن جزئیات و انجام صحیح کار نیاز داشته باشند. افراد ممکن است به اشتباه زمان لازم برای انجام یک کار را کمتر از حد واقعی تخمین بزنند، زیرا پیچیدگیهای آن را نادیده گرفتهاند. این باعث میشود که با افزایش جزئیات و چالشها، کار طولانیتر از پیشبینی اولیه شود.
فشار روانی مهلتها
وقتی مهلت زیادی برای یک کار داریم، فشار روانی برای انجام آن کاهش مییابد و احساس فوریت از بین میرود. این باعث میشود که به جای تمرکز روی تکمیل سریعتر کار، به طور تدریجی و آرام آن را انجام دهیم. افراد ممکن است فکر کنند که با مهلت طولانیتر، کار را با کیفیت بیشتری انجام خواهند داد، اما در عمل، این فقدان فشار روانی منجر به کاهش تمرکز و افزایش زمان انجام کار میشود.
پس قانون پارکینسون نشان میدهد که کارها به میزان زمانی که برایشان در نظر گرفته میشود کش پیدا میکنند. عواملی مانند کمالگرایی، تعویق انداختن، عدم فشار زمانی، افزودن وظایف غیرضروری، فقدان برنامهریزی و تخمین نادرست پیچیدگی کار، همگی باعث میشوند که ما در تخمین زمان مورد نیاز برای انجام کارها اشتباه کنیم و در نهایت بیشتر از آنچه لازم است، زمان صرف کنیم.
چطور از قانون پارکینسون در مدیریت زمان استفاده کنیم؟
قانون پارکینسون میتواند یک ابزار قدرتمند برای مدیریت زمان باشد، اگر به درستی از آن استفاده کنیم. با استفاده از این قانون، میتوانیم بهرهوری خود را افزایش دهیم و از تعویق انداختن کارها جلوگیری کنیم. در ادامه راهکارهایی برای استفاده مؤثر از قانون پارکینسون در مدیریت زمان آورده شده است:
تعیین مهلتهای کوتاهتر برای کارها
چطور از این امر در قانون پارکینسون استفاده کنیم؟ به جای اینکه زمان طولانی و آزادانه برای انجام هر کار در نظر بگیرید، مهلتهای کوتاهتر و مشخصتری تعیین کنید. این کار باعث میشود تا با تمرکز بیشتری کار کنید و از کش دادن غیرضروری کار جلوگیری شود.
به عنوان مثال به جای اینکه برای نوشتن یک گزارش سه روز وقت بگذارید، به خودتان ۳ ساعت زمان بدهید تا بخش عمدهای از آن را تکمیل کنید.
تقسیم کردن کارها به بخشهای کوچکتر
چطور از این قاعده در قانون پارکینسون استفاده کنیم؟ به جای تمرکز روی تمام پروژه، آن را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید و برای هر یک مهلت کوتاهی تعیین کنید. این کار فشار زمان را حفظ میکند و باعث میشود از تعویق انداختن اجتناب کنید. مثال: اگر باید یک گزارش مفصل بنویسید، آن را به بخشهایی مثل جمعآوری اطلاعات، نوشتن مقدمه، ویرایش نهایی و … تقسیم کنید و برای هر بخش زمان محدود و مشخصی تعیین کنید.
تکنیک تایمباکسینگ (Timeboxing)
چطور از این تکنیک در قانون پارکینسون استفاده کنیم؟ تکنیک تایمباکسینگ به شما کمک میکند که برای هر وظیفه یک بازه زمانی مشخص تعیین کنید. پس از پایان زمان تعیینشده، حتی اگر کار تمام نشده باشد، آن را متوقف کنید. این کار باعث میشود که بهرهوری خود را افزایش دهید و وقت اضافی را به هدر ندهید.
به عنوان مثال: اگر برای پاسخ به ایمیلهای کاری ۳۰ دقیقه تعیین کنید، مجبور میشوید که در این مدت سریعتر و کارآمدتر به ایمیلها پاسخ دهید، به جای اینکه یک ساعت یا بیشتر صرف کنید.
استفاده از تکنیک پومودورو (Pomodoro)
یکی از تکنیکهای بسیار موثر با کمک قانون پارکینسون، تکنیک پومودورو است. در این تکنیک، کار را به بازههای زمانی ۲۵ دقیقهای (که به آنها یک پومودورو گفته میشود) تقسیم میکنید. بعد از هر پومودورو، ۵ دقیقه استراحت میکنید و پس از چهار پومودورو یک استراحت طولانیتر (۱۵ تا ۳۰ دقیقه) دارید. این تکنیک به شما کمک میکند تمرکز خود را حفظ کنید و زمان را بهینه کنید.
مثال: برای مطالعه یا انجام یک پروژه، چهار پومودورو برای بخشهای مختلف کار تعیین کنید و سعی کنید در این زمانها کار را به اتمام برسانید.
مهلتهای مصنوعی ایجاد کنید
مهلت مصنوعی ایجاد کردن در قانون پارکینسون به این صورت است که حتی اگر برای یک پروژه مهلت رسمی دارید (مثلاً یک هفته)، میتوانید برای خودتان مهلت کوتاهتری (مثلاً ۳ روز) تعیین کنید تا کار را زودتر به پایان برسانید. این به شما کمک میکند که از طول دادن کار اجتناب کنید و با تمرکز بیشتری کار را انجام دهید.
مثال: اگر باید تا آخر هفته یک گزارش تحویل دهید، مهلت خود را تا پایان سهشنبه تعیین کنید تا زمان بیشتری برای بازنگری و اصلاحات داشته باشید.
اولویتبندی کارها با توجه به زمان
هر روز کارهای خود را اولویتبندی کنید و برای مهمترین کارها زمان محدودتری در نظر بگیرید. این کار باعث میشود که مجبور شوید با تمرکز و بهرهوری بیشتر آنها را انجام دهید.
مثال: اگر سه کار مهم دارید، هر یک را در یک بازه زمانی کوتاه و مشخص انجام دهید و از تعویق انداختن و طولانی کردن کارها خودداری کنید.
از «قانون دو دقیقهای» استفاده کنید
چطور از قانون دو دقیقه ای در قانون پارکینسون استفاده کنیم؟ اگر انجام کاری کمتر از ۲ دقیقه زمان میبرد، آن را فوراً انجام دهید و به تعویق نیندازید. این کمک میکند کارهای کوچک را بلافاصله به پایان برسانید و از انباشته شدن آنها جلوگیری کنید.
مثال: اگر باید یک ایمیل کوتاه بفرستید یا کاری جزئی انجام دهید که زمان کمی میبرد، آن را بلافاصله انجام دهید و وقت بیشتری را روی آن صرف نکنید.
اینکه آن کار کوچک را در ذهنتان نگه دارید و بارها در برهه های زمانی متفاوت مجبور باشید که به خود یادآوری کنید، بیشتر از زمان انجام آن کار از شما زمان خواهد گرفت.
برگزاری جلسات کوتاه و کارآمد
استفاده از این تکنیک در قانون پارکینسون با مثال اینگونه است که شما در حال مدیریت جلسات هستید، به جای اختصاص دادن زمان طولانی، مهلت کوتاهی برای جلسات تعیین کنید. این کار باعث میشود افراد به اصل مطلب بپردازند و جلسه طولانی نشود.
مثال: برای یک جلسه کاری ۳۰ دقیقه زمان تعیین کنید و به شرکتکنندگان اطلاع دهید که باید به موضوعات اصلی بپردازند و از بحثهای غیرضروری دوری کنند.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان
استفاده از ابزارها و اپلیکیشنهای مدیریت زمان مثل Todoist، Trello یا Asana میتواند به شما کمک کند تا وظایف خود را بهتر مدیریت کنید و برای هر کار زمان مشخصی تعیین کنید. این کار باعث میشود کارها را در زمان تعیین شده به پایان برسانید و از طولانی شدن آنها جلوگیری کنید.
بازنگری و بهبود مستمر
بهتر است پس از انجام کار، بازنگری کنید و ببینید آیا میتوانستید در زمان کمتری آن را به پایان برسانید. این ارزیابی به شما کمک میکند در آینده زمان دقیقتری برای کارها تعیین کنید و از طولانی کردن بیمورد جلوگیری کنید.
مثال: بعد از پایان یک پروژه، بررسی کنید که چه بخشی از کار بیش از حد طول کشیده و چگونه میتوانستید آن را سریعتر به انجام برسانید.
کلام آخر
ما در این مقاله از جوونه درباره قانون پارکینسون صحبت کردیم؛ مصداقهایی از آن را بیان کردیم و سپس به عوامل منجر به هدر رفت وقت و مدیریت زمان با استفاده از قانون پارکینسون پرداختیم.
برای اطلاعات بیشتر درباره پارکینسون میتوانید منابع زیر را مطالعه کنید:
Parkinson’s Law: How to overcome it to increase productivity
تازه ترین برگ های جوونه
تازه ترین برگ های جوونه
در اغلب اوقات علیرغم اینکه استرس و اضطراب دو واژه متفاوت هستند، مشابه هم به کار گرفته میشوند. آیا شما تفاوت اضطراب و استرس رو میدونید؟ آیا میدونید که دونستن تمایز اینها میتونه چه کمکی بهتون بکنه؟ از کجا متوجه
آیا براتون پیش اومده که فکر کنید شخص مقابلتون واقعیت رو تحریف میکنه؟ آیا در برابر ابراز خواسته طبیعیتون معمولا برچسب هایی مثل«عدم اسقلال» یا «ضعیف بودن» و موارد مشابه بهتون زده میشه؟ اگه شخص مقابل اشتباهی بکنه ازتون
ما در دوره ای زندگی میکنیم که هوش مصنوعی به سرعت در حال توسعه هست و تاثیر زیادی بر روی زندگی ما گذاشته. در برخی موارد مزایایی برامون داشته و روند زندگی ما رو تسهیل کرده و در برخی موارد